Een speldag organiseren

In het algemeen moeten deze dingen gebeuren om een open speldag goed te organiseren:

• pitches verzamelen en publiceren

• inschrijvingen verzamelen en finaliseren

• snacks voorzien

• afval verzamelen

• toegang tot het lokaal (De Rosmolen) voorzien

• afsluiten en opruimen

Zondag twee weken op voorhand

Inschrijvingen starten (des avonds)

• Pitches vragen aan de GMs met:

  • Systeem

  • Korte inhoud/scenario

  • Min/max aantal spelers

  • Benodigdheden, if any

  • Thema/genre

  • Content warnings (evt)

  • Evt benodigdheden

• Kanaal per spel aanmaken (onder 'Open Speldagen') cfr format YYYY-MM-DD-TITEL_VAN_SPEL

  • In dit kanaal een post zetten met pitch en parameters (zie hoger)

    

  • Met slashcommand /event het event aanmaken in dit kanaal. Beschrijving moet zijn:
    
    

    Wil je het ene spel zeker spelen en heb je geen interesse in het andere spel? Gebruik dan het wit-groene vinkje op het spel dat je wil spelen, en het wit-rode kruis voor het spel waarin je geen interesse hebt. Je wilt één spel spelen, maar zou bereid zijn om over te schakelen naar het andere als dat nodig is om de planning te doen werken? Gebruik het wit-groene vinkje voor degene die je verkiest en het vraagteken voor het andere. Je hebt geen voorkeur en bent bereid om beide games te spelen? Gebruik het wit-blauwe vraagteken op beide spelen. Op die manier weten we dat je onze held van de dag bent. AUB: gebruik de vraagteken knoppen niet als je niet zeker weet of je erbij kunt zijn.

    ---

    You want to play in one game and have zero interest in the other game? Use the white-on- green check mark on the one you want to play and the white-on-red cross for the one you have no interest in. You want to play one game but would be willing to switch to the other if we otherwise can't make things work? Use the white-on-green check mark for the one you prefer and the question mark on the other. You have no preference and are willing to play either game? Use the tentative white-on-blue question mark on both games. That way we know you're our hero-of-the-day. Please: Don't use the tentative buttons if you're unsure if you're going to make it.

  • Vervolgens @everyone in het spelerskanaal op de hoogte brengen. Deze oproep kan regelmatig herhaald worden.

  • Ontbrekende pitches/info evt later aanvullen

  • De `events.json` van de site updaten en publiceren (normaal doet Toon dit)

  • Nieuwsbrief versturen (via https://www.delierium.be/dashboard)

  • Post maken op https://mstdn.social/@Delieriumrpg

Woensdag voor de open speldag

Inschrijvingen worden afgesloten

• Bezetting finaliseren: tentative spelers toewijzen aan minst gedekte tafel, evt een tafel cancelen of evt nog proberen extra tafel te organiseren voor 'teveel' aan spelers.

• GMs op de hoogte brengen (zeker als hun tafel gecanceld is)

• GMs briefen over wat ze moeten doen op de dag zelf

Ten laatste een dag op voorhand

• Sleutel regelen via Stefaan / @Vinnie

• Stefaan heeft ook:

  • handdoeken

  • vodden

  • messen

  • koffie

  • thee

  • dunschillers

  • snijplank

• Evt al (niet-bederfbare) snacks in huis halen en klaarmaken (wortel en bloemkool snijden), eens de bezetting wat duidelijk is

De dag zelf

• Gezonde snacks (géén chips/zoetigheid) aankopen voor maximum €3 per tafel. Als je evt groenten een dag op voorhand al voorbereidt, spaar je werk uit op de open speldag zelf. Enkele suggesties:

  • Wortel (1kg totaal)

  • Bloemkool (2 bloemkolen)

  • Komkommer

  • Witloof

  • Mini-tomaatjes

  • Sauzen (cocktailsaus, normaal door Jurgen / @Bardokar)

• Ten laatste om 12u30 is de organisator aanwezig in De Rosmolen, zodat GMs voldoende tijd hebben, en zodat de zaal kan klaargemaakt worden:

  • groenten snijden

  • vaatwasser aanzetten

  • koffie zetten

  • tafels goedzetten

  • snacks verdelen over de tafels

Dark secrets of the Vaatwasser

1. Filter vastklikken (vastdraaien) en filterkorf onderaan plaatsen (check hoe ze past)

2. Glaasje poeder in de machine (poeder staat in kast links onder de machine)

3. Nog geen vaat in de machine zetten.
4. Vaatwasser eerst aan zetten via de meest linkse knop, hij doorloopt dan een korte cyclus.

5. Zorgen dat alles stabiel in de korf zit

6. Deur sluiten

7. Meest rechtse knop op de machine indrukken

8. Eens 'ie stopt met lawaai maken is de vaat klaar.

9. Herhaal voor meerdere korven, poeder moet je niet aanvullen tussendoor.

Arcane arts of koffiezetten

1. Koffiebonen malen

2. Gemalen koffie in filter

3. Plastic karaf in reservoir bovenaan in de machine

4. Machine aanzetten

Afval

Zorg ervoor dat afval kan ingezameld en weer meegenomen worden, liefst gesorteerd (PMD, papier/karton, GFT, rest). Jurgen (Bardokar) heeft een mini-sorteerstation dat je kan gebruiken.

Afsluiten

Spelers laten betalen

• €1 voor 1 sessie of €1,5 voor 2 (als er bvb ook een avondsessie is). Spelers betalen max. €20 per jaar

• Betalen gaat via de webapplicatie (gemaakt door Marty McVry): https://software.mverstraelen.be/delierium/

Opkuis

We mogen niets achterlaten dus al het afval moet worden meegenomen, en alles moet worden schoongemaakt in de mate van het mogelijke. Er zijn geen schoonmaakspullen meer voorzien in de Rosmolen, dus veegschoon is prima, als er een borstel is. Afwas en zo moet zeker wel goed gedaan worden.

Todo:

• Alles afwassen, afdrogen en wegzetten

• Afval verzamelen en meenemen

• Koffiezet:

  • schoonmaken

  • thermos legen en vullen met water

• Vaatwasser:

  • helemaal leegmaken

  • deur open laten staan

  • filterkorf uithalen en filter schoonmaken met afwasborstel

  • water (ondertussen) laten weglopen

  • uitspoelen met water (grote plastic kan staat normaal naast de vaatwasser)

  • filter los in de machine leggen

• Aanrecht en tafels schoonmaken

• Vloer schoonvegen

Afsluit

• Checken of alle licht uit is

• Checken of alle ramen gesloten zijn
• Checken of de verwarming niet te warm staat

• Afval meenemen

• Deur op slot en sleutel terug naar Stefaan (tenzij anders afgesproken)